咸师院发〔2017〕61号

关 于 印 发

《咸阳师范学院举办国际学术会议管理办法》的通知

各二级学院、各单位：

经2017年10月10日校长办公会议讨论通过，现将《咸阳师范学院举办国际学术会议管理办法》予以印发，请遵照执行。

咸 阳 师 范 学 院

2017年10月31日

咸阳师范学院举办国际学术会议管理办法

第一章  总  则

第一条  为规范我校举办国际学术会议申报程序，提高会议的质量及效益，根据上级有关文件精神，结合我校实际，制定本办法。

第二条  本办法适用的国际学术会议是指校内各教学科研单位以咸阳师范学院名义在我国境内（不含港、澳、台地区）举办（主办或承办）的有国外代表出席的学术会议、论坛、研讨会、报告会和交流会等。

第三条  国际学术会议与会人员应来自3个及以上国家（不含港、澳、台地区）。

第二章  会议申报

第四条  学校鼓励有条件和能力的教学、科研单位举办国际学术会议，以提高我校教学、科研水平，促进学科建设，扩大国际学术影响力。

第五条  国际交流处、科技处、教务处、党委宣传部负责我校国际学术会议的申报及管理工作。

第六条  申请举办国际学术会议的单位应提前6个月填写《咸阳师范学院举办国际学术会议申报表》（见附件），就会议主题、议程、规模、经费来源及会务安排提出报告，经党委宣传部、教务处、科技处等单位负责人签字盖章后，附国外与会人员名单（中外文）、会议日程等材料报送国际交流处。若申请单位属承办单位，需同时提交主办单位授权书（中外文），由国际交流处负责行文报学校或上级主管部门审批。举办人文社科类学术会议，在举办（承办）单位审查、党委宣传部审核的基础上，重大事项还应报学校党委审定。

第七条  经过批准后，国际学术会议举办单位方可启动会议筹备工作，邀请与会代表。

第八条  举办国际学术会议，一般不邀请非建交国家的代表参加。如非建交国家的代表确有与会的必要，申办单位应于会议召开前3个月将与会代表的详细材料报送国际交流处，并按规定逐级向上申报，确定是否同意参会。

第九条  举办国际学术会议不得涉及重大敏感问题。

第三章  会议筹备

第十条  举办单位收到批复后应及早组建会议筹备机构，认真做好会前各项准备工作，确保达到预期效果。

第十一条  会议筹备机构负责向出席会议的境外代表发出正式邀请函。需要以陕西省人民政府邀请函申请签证的，由国际交流处负责协助举办单位办理相关手续。

第十二条  举办单位负责落实经费来源、会场及会议所需设施等，确保会议顺利召开。

第四章  会议管理

第十三条  举办单位要组织力量对与会代表提交的论文进行认真审查，对内容有政治性问题的论文，应及时要求改正或取消会上发表的安排。会议进行中发现问题，要及时予以制止。

第十四条  举办单位应遵守外事纪律，坚持内外有别原则，严格遵守保密制度。凡涉及敏感政治问题或事实不明事件应及时与国际交流处联络，不得随意对外表态。

第十五条  若邀请学校领导参加有关会议或活动，举办单位应于会议或活动召开前两周将会议详细日程及讲话稿报送党政办公室，由党政办公室负责统一安排。

第十六条  举办单位应对与会代表的食宿、交通等会务工作做出周密安排，确保与会代表安全。

第十七条  举办单位应注意收集、保存与会议有关的文字材料、重要照片、录音录像、论文集等，会议结束后1个月内连同会议总结报科技处、教务处和国际交流处。

第十八条  举办国际会议应厉行节约，严格按照有关规定，限定经费开支范围和开支标准，不得以盈利为目的。

第五章  附  则

第十九条  本办法自发布之日起施行。

第二十条  本办法由国际交流处负责解释。

附件：咸阳师范学院举办国际学术会议申报表